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10个员工安排提示,帮助您建立更好的时间表?-人资选

2019-08-29

员工调动虽然是一项重要的商业职能,但却是一项吃力不讨好的工作 你花了几个小时制定一个适用于所有员工的计划,并且在本周末,你只能重新做一遍。最有效的安排将适用于每位员工的可用性,降低劳动力成本并减少缺勤。有大量的员工安排提示,技巧,技巧和其他安排建议,以便在您查看日历并将员工与员工安排软件一起分配轮班时为您提供指导。


我们编制了自己的员工日程安排提示列表,以帮助您确定应该实施哪些实践来构建更好的日程安排:


员工排班


1.了解您的业务

在制定日程安排时,您需要考虑多种因素。您需要了解员工的需求,但您也需要考虑各种业务需求。您需要考虑的一些具体事项是您的员工工资率,预算以及您需要最多员工在建筑物内的时间。所有这些因素都会影响您制定的时间表,并可能根据您拥有的业务类型而有所不同。


例如,如果您经营一家咖啡店,那么您将希望计划在早上安排更多员工,届时您的商店将会看到最多的客户。您还需要考虑您的预算是多少,这样您就不会在工资单上花费超出您的预算。但是,如果您经营餐馆,那么您的日程安排需求将大不相同,要求您优先考虑晚餐冲刺和线路厨师等事宜。


你还需要考虑一下你有多少兼职工人和有多少全职工人。如果您的业务主要依赖于兼职工作人员,那么您需要了解每个工作人员安排的工作时数 - 您需要确保不在公司外部安排团队成员政策或州调度法允许。


2.了解你的团队

一个好的时间表不仅适用于您的业务需求,也有利于您的员工。制定有利于您的企业和员工的计划要求的不仅仅是了解他们的班次可用性。通过考虑他们的技能和工作偏好,您还需要熟练掌握员工的日程安排技巧。


避免安排问题的最佳方法之一是考虑您的团队成员偏好。虽然并非总是可行,但最佳做法是安排员工的首选时间。如果你知道你的一些女服务员喜欢在午餐时间工作,那么你会想要尽可能让他们在午餐班车上工作。您还需要确保如果您的所有员工都愿意在午餐班次工作,那么您将给予他们平等的工作机会。


3.建立有效的沟通体系

如果您有一个有效的相互通信系统,您的团队将最好地合作。您希望确保团队中的所有成员都了解正在发生的事情,以便他们为每个班次做好充分准备。

例如,如果您是一名结账经理,并且您的一名员工生病,那么您将希望开放经理知道由于人员配备问题而导致某些任务未完成。或者也许你的团队想要组织一个聚餐,这样他们就可以在特别繁忙的日子里在休息室里吃零食。能够沟通这些事情将有助于创造更积极的工作环境。


如果您的组织规模较小,您可能只需要为您的团队提供便利贴,这样他们就可以轻松地记下他们前一天晚上的转变情况。另一种解决方案可能是通过短信进行通信,您最需要做的就是鼓励您的团队交换电话号码并创建群聊。如果您正在寻求实施员工日程安排软件,那么您需要确保选择具有可以帮助解决此问题的功能的软件。

4.围绕员工技能制定计划

制定有效的时间表要求您不仅要知道员工何时能够工作,还要了解他们最适合完成的工作职责。理想情况下,您需要为每个班次安排最熟练的工人。可悲的是,这些顶级员工不会在每个班次都有。但是,通过策略性安排,您可以确保您拥有一支强大的团队。


您团队中的每个成员都有不同的优点和缺点。您需要尽最大努力安排具有不同技能的员工,以便始终拥有一支强大的员工团队。例如,如果您的公司是一家餐馆,那么您需要在一天内安排各种工作人员。您不仅需要服务员,厨师和酒吧工作人员,而且您还需要考虑安排一位经验丰富的调酒师与新聘用的调酒师,以便为您最新的团队成员提供最大化的培训机会。


5.要有创新精神

无论您的日程安排有多好,都会出现意想不到的问题。当这些问题出现时,不要害怕跳出框框思考并尝试新事物。创建一个有效的计划是很多工作,涉及许多移动的部分。面对新问题时,不要害怕测试新的调度解决方案。

也许你有全职员工,他们宁愿工作四个10小时轮班,如果你发现有一些时候你没有那么多的员工,这可能会有所帮助。您可能还会看到您是否有员工对分班工作感兴趣,这也有助于解决覆盖问题。


6.使用最佳工具

显然,创建计划时需要考虑很多因素。您必须评估您的业务何时可能会看到最大量的客户,考虑工资率,员工可用性以及使用所有这些信息来计划和制定计划 - 当所有这些因素都发生变化时,这项任务变得更加困难每周一次。


幸运的是,您不必单独完成所有操作。有多种工具可以帮助您创建有利于您和您的员工的计划。企业不再依赖于纸笔调度实践甚至Excel电子表格。有许多员工安排软件选项可以帮助您简化和自动化您的安排过程。


随着管理人员厌倦了构建计划所涉及的所有工作,实施计划解决方案越来越受欢迎。有很多软件选项可供选择。一些管理人员选择使用完整的HRIS系统,该系统可以帮助简化和自动化大量HR任务。其他人选择使用人员调度软件,而不是支付全HRIS系统附带的所有额外花哨和口哨。


7.允许您的员工请求更改计划

还记得我们谈到开发有效的沟通系统吗?这是该系统特别有用的地方。尽管您希望您的员工能够按照他们预定的每个班次工作,但他们并不总是能够。生活发生了,优秀的管理者将能够适应影响员工工作能力的事情。


当然,我们并不是说您的员工在上班时应该能够选择。但是,您需要做好准备,以便在生活事件发生时影响您的员工是否能够按计划班次进入。


一个解决方案可能是让少数工人在他们的日程安排上有足够的灵活性,如果有人需要交换班次,你可以将他们转移到不同的班次。或许您可能希望实施一项政策,允许您的员工在遇到生命紧急情况时将他们的日程安排调整一两个小时。无论如何,允许您的员工控制他们的日程安排会降低他们调度他们预定的班次的可能性。


8.允许您的员工参与计划

通过允许您的员工请求更改来响应生活事件是很好的。但是,工作不应该总是落在你身上。您的员工也可以做一些工作。为您的员工实施一个系统,以便为他们无法工作的班次找到自己的保险范围。这将是有效沟通重要的另一个时期。


9.确保计划既可预测又灵活

您的员工将在其日程安排中感受到一定程度的一致性。创建每周计划时,请尽量确保您的员工每周都没有完全不同的计划。在一周到一周的时间内为您的员工提供一定程度的稳定性将使他们能够获得更好的工作与生活平衡,这对所有员工都很重要。


10.使计划易于访问

确保您的员工不会错过轮班的最佳方法是让他们轻松访问当前的时间表。您需要确保您的员工在轮班之前查看时间表。考虑提前几周发布时间表,以便每个团队成员都有足够的时间来查看时间表并提前计划,如果他们需要获得轮班。您还需要确保将计划发布到每个人都可以轻松查看并且始终可用的位置。


总结

在开始定期班次规划时,有很多事情需要考虑。制定有效的计划流程来解决所有相关因素是确保业务的所有部分顺利运行的最佳方法之一。您希望确保您正在构建的计划对您的企业和员工都有益 - 这项任务令人难以置信地令人生畏。如果计划软件似乎是加强计划的最佳方式。

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